Offboarding : un moment clé à ne surtout pas négliger

L’offboarding permettra un départ serein pour le salarié et de nombreux atouts pour la notoriété de l’entreprise. Néanmoins, selon l’enquête citée, des progrès restent à faire en la matière. Ces cinq dernières années, 85 % des professionnels des RH ont reçu des candidatures d’anciens employés. 40 % d’entre eux ont donné suite à la moitié des demandes de recrutement*. La tendance du partir pour mieux revenir est donc en pleine expansion. Dossier Top Employers Le Parisien 2022

Quels sont les enjeux et étapes clés à ne pas manquer en matière d’offboarding ?

 

🤓 L’offboarding : c’est quoi ?

C’est, aujourd’hui, un véritable enjeu RH. Au-delà des aspects administratifs, il est clé pour les entreprises d’entretenir leur image employeur et garder le meilleur contact possible avec leurs futurs anciens salariés en fait partie.
L’employé passe par trois grandes étapes lors de son séjour au sein d’une entreprise : son arrivée et son intégration, ensuite son évolution en interne, cette période peut représenter des mois ou des années. Et pour finir, son départ de l’entreprise. Il est important de ne pas bâcler cette dernière étape. Tout comme l’onboarding, entreprise et salariés ont intérêt à mettre en place un processus d’offboarding soigné.

 

🤝 Quels sont les enjeux du Offboarding ?

En plus des raisons légales, économiques et humaines, c’est également une question de professionnalisme et de marque employeur. Une rupture professionnelle douloureuse entraînera des répercussions négatives sur la santé de l’entreprise, tout comme sur celle de l’employé.

De plus, certains salariés quittent une entreprise, mais y reviennent quelques années après. C’est ce qu’on appelle le phénomène boomerang. Et il n’est pas négligeable : sur 100 salariés partis, 15 reviennent en moyenne. Les avantages de recruter un ancien collaborateur sont évidemment le gain de temps et d’argent, sans oublier la joie des retrouvailles. Alors il est important, dans la mesure du possible de soigner le départ de ses collaborateurs.

 

🧩 Les étapes du offboarding

L’offboarding commence dès le préavis de départ.

La démission du salarié est souvent motivée par un nouveau poste ailleurs. Cette période lui laisse le temps de préparer son départ. C’est aussi une opportunité pour la société de limiter les frustrations en maintenant le salarié partant dans un état d’esprit positif.  

Les étapes du départ :

  1. Annoncer la nouvelle à l’équipe

Une des premières choses à faire est de communiquer ouvertement sur le départ d’un collaborateur, ce qui évite d’en faire un sujet tabou et de créer une mauvaise ambiance de travail. 

  1. Faire le bilan lors d’un entretien

On constate que les causes de départs de l’entreprise des salariés sont rarement notifiées dans les lettres de démission. Or, il est important pour l’employeur de connaitre et comprendre les raisons qui ont motivé à quitter le navire. C’est le moment de programmer avec lui un « exit entretien ». Cela permet de recueillir son expérience au sein de l’entreprise. D’ailleurs, les personnes sur le point de quitter leur poste abordent plus facilement des sujets délicats. Un moyen de plus pour améliorer l’expérience collaborateur.

Ainsi, pour identifier les points d’insatisfaction ou bloquants et le désamour de certains employés, elles ont entrepris de mettre en place systématiquement différentes techniques comme le rapport d’étonnement ou le feedback. En effet, ces supports/ méthodes sont idéaux pour dresser un bilan critique et constructif de la relation écoulée, mettant en relief les points clés et les leviers d’amélioration. Ils sont des éléments incontournables de l’expérience collaborateurs.

  1. Passer le relais 

Après avoir identifié le contexte de départ. Connaitre l’implication du salarié dans les projets et son équipe, ainsi que la complexité du recrutement à venir est aussi majeure. En effet, la pénurie de certains profils constitue un argument fort à présenter au démissionnaire que l’on souhaite garder jusqu’à la fin de son contrat. L’objectif est de ne pas trop écourter le préavis.

> Transmettre les compétences pour assurer la continuité
Il est utile de faire le point sur la passation des connaissances et des dossiers afin d’avoir une passation complète pour accompagner l’onboarding du prochain collaborateur. L’objectif est de conserver un niveau d’information optimal. Enfin, il est important de demeurer à l’écoute et communiquer en toute transparence avec le salarié afin de trouver un accord qui convient à tous et pérennise la motivation du salarié jusqu’à la fin de son contrat.

Il n’est pas toujours possible d’avoir des temps de passation, il peut alors être intéressant de prévoir la rédaction d’un dossier de passation pour récapituler l’essentiel du poste, des enjeux, des missions passées et à venir, rappeler les logiciels utilisés, les plannings et processus, les contacts internes ou avec les prestataires… 

  1. Organiser un pot de départ

C’est le moment convivial de tout ce processus ! Un prétexte de plus pour organiser un pot. L’idéal est de convier l’équipe dans la dernière semaine. Ce rendez-vous informel permet d’échanger sur le parcours ensemble et sur les projets à venir, de se remercier et de verser la petite larme.

Côté équipe et employeur, c’est le moment de remercier chaleureusement la personne pour ses années de bons et loyaux services. Cela fait toujours plaisir et puis, c’est rassurant de savoir que son travail est reconnu, surtout lorsqu’on se lance dans de nouvelles aventures.

  1. Clôturer les comptes et rendre le matériel

C’est le moment où il est obligatoire pour l’entreprise de supprimer les accès de l’ancien employé : accès aux locaux, aux réseaux internes et externes, les comptes, etc. Lors des démarches administratives de clôture, vient également le moment de restituer sa plaque et son arme… enfin le matériel quoi : ordinateur, portable, agrafeuse, etc.

  1. Rester en contact

Ce n’est pas parce qu’on ne travaillera plus ensemble qu’on ne doit pas rester en contact, voyons ! Si ce n’est pas déjà le cas, on échange son mail ou son numéro personnel. On n’y pense pas toujours, mais recommander son ancien collègue ou son ancien employeur sur LinkedIn peut vraiment être profitable à chacun. Un départ n’est pas forcément un évènement morose, avec une bonne préparation et de la bienveillance, cela peut être bénéfique à tout le monde !

✍️ Vous avez des questions ?

Par ici 👉 écrivez nous à contact@mediainstitute.eu

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