Préboarding et onboarding : processus délaissés mais critiques

Selon une étude publiée par le cabinet RobertHalf, 28 % des travailleurs disent avoir accepté une offre d’emploi, pour ensuite faire marche arrière avant la date d’entrée en fonction.
Alors que le marché du travail se tend et que la crise déstabilise le rapport au travail des salariés, l’onboarding est devenu un processus RH à fort enjeu pour les entreprises. En effet, 22% des nouvelles recrues quittent leur emploi dans les 45 premiers jours et, 4% d’entre elles ne donnent pas suite après leur premier jour. Du préboarding au onboarding ou comment sécuriser l’intégration et la fidélisation de nouveaux collaborateurs ? 

 

👨‍💼 Le Pre-boarding

Le pre-boarding est le processus qui consiste à intégrer vos nouveaux employés dès le moment où ils acceptent une offre d’emploi et jusqu’à leur premier jour de travail.
Au-delà de la signature de la promesse d’embauche, l’objectif est de donner un avant-goût de l’expérience collaborateur grâce à un programme de pré-boarding. Une manière d’embarquer, le plus tôt possible le nouveau collaborateur, au sein de la culture d’entreprise.

 

👍 Pré-boarding : pourquoi faut-il se pencher sérieusement sur ce processus RH ?

C’est un processus séquencé et sensible pour retenir des candidats en questionnement. C’est une période clé où l’image employeur est en jeu.
Il y a trois enjeux au pré-boarding : ghosting, volatilité et nouvelles attentes salariales.
Aujourd’hui, même après avoir accepté la promesse d’embauche, il n’est pas rare de voir le futur collaborateur s’évaporer. Il est donc important de soigner la délicate transition de candidat à salarié et de verrouiller sa proposition de valeur. Investir sur la période de pré-boarding devient un levier de différenciation prépondérant.

 

✍️ Pré-boarding : quelles pratiques envisager pour faire la différence ?

En fonction de la culture d’entreprise, le pré-boarding peut prendre différentes formes. Il se déroule parfois de nombreux mois entre la signature d’une promesse d’embauche et le premier jour. L’objectif est de présenter régulièrement du contenu afin de créer du lien entre le futur salarié et l’entreprise.
Un processus de préboarding permet d’apaiser les nouvelles recrues qui redoutent le premier jour, de leur donner les outils nécessaires pour commencer à travailler plus sereinement et rapidement. C’est aussi l’opportunité de lui faire ressentir que toute l’équipe l’attend et son arrivée est bien organisée.

 Voici quelques idées simples à mettre en place :
– Des emails ou SMS de bienvenue pour donner de la visibilité et les informer des prochaines étapes, (‍l’envoi de toutes les informations utiles et du planning des premières journées),
– Un email de bienvenue,
– Un mail de présentation du nouveau collaborateur envoyé aux équipes,
– Un laisser-passer pour participer à des événements de la vie de l’entreprise,
– L’accès à une plateforme digitale pour découvrir les coulisses de l’entreprise,
– La remise d’un Welcome pack.

Une fois la période de préboarding passée, commence la période d’onboarding, qui ne se limite pas à une sympathique journée d’accueil. En effet, pour les nouveaux collaborateurs, l’arrivée dans l’entreprise est un nouveau départ.
D’après la Harvard Business Review, 22 % des entreprises n’ont même pas formalisé ces processus, or un processus d’intégration réussi améliorerait la rétention des nouvelles recrues de 82 %.
L’échec de l’intégration se traduit directement par une augmentation de la charge de travail des services RH, avec des processus de recrutement à reprendre à zéro, sans parler de l’impact sur la marque employeur.

 

🤓 Qu’est-ce que l’onboarding ?

Le terme anglais « onboarding » est utilisé pour désigner l’intégration et l’accompagnement d’un nouveau collaborateur dans une entreprise. L’onboarding fait partie de l’expérience collaborateur, et est une pièce fondamentale de la marque employeur.
Si cette dernière étape du processus de recrutement est cruciale, elle a longtemps été négligée par les entreprises. L’onboarding est un processus que les services RH utilisent pour améliorer l’intégration de nouveaux salariés au sein de l’entreprise. Objectif : limiter les dépenses, l’énergie que représente le recrutement de nouveaux candidats et fidéliser les collaborateurs.

 

👉 Pourquoi l’onboarding est une phase essentielle du processus de recrutement ?

Il est primordial d’échanger avec les managers et les membres de l’équipe sur leurs rôles durant cette période. La clé de la réussite de cette étape réside dans sa préparation :
– Un onboarding soigné diminue le taux de turnover. Une étude publiée dans l’Academy of Management Journal, révèle que les 90 premiers jours sont décisifs pour une intégration réussie.
-L’intégration du salarié favorise l’engagement et la fidélisation : Les premières semaines de prise de poste sont particulièrement éprouvantes pour un nouveau collaborateur. Non seulement, il doit se familiariser avec les codes et les procédures spécifiques à l’entreprise mais il faut également qu’il s’intègre à sa nouvelle équipe.
-L’intégration des salariés est le reflet de la marque employeur. Elle représente les valeurs et les missions de votre organisation
– L’onboarding booste la productivité : en permettant au collaborateur d’être opérationnel plus rapidement, l’onboarding est un véritable vecteur de performance.

Voici quelques idées simples à mettre en place :
– Engager les équipes : Tous les acteurs : le service RH, les managers, les membres de l’équipe et éventuellement un mentor, ont un rôle à tenir dans l’intégration d’une nouvelle personne.
– La distribution d’un livret d’accueil, et d’un carnet de bord d’entreprise avec le planning des premières semaines.
– Proposer des temps d’échanges avec le management pour s’assurer du bon déroulé de l’intégration et de la bonne compréhension du contexte et des missions, sans attendre de caler l’entretien de fin de période d’essai.
– Attribuer un mentor : le nouveau salarié a des quantités d’informations importantes à assimiler durant les premières semaines. Il doit non seulement se familiariser avec les lieux, retenir le nom et la fonction de ses collègues également découvrir de nouvelles procédures et règles propres à l’organisation. Parfois appelé tuteur ou parrain, il s’agit d’un salarié volontaire, pouvant faire partie de la même équipe ou non. Il accompagne le nouvel employé dans la découverte de l’environnement de travail.
– Définir les objectifs de travail et former le nouveau salarié il faut garder à l’esprit que l’intégration doit aussi être opérationnelle.
– Lancer le plutôt possible l’ensemble des tâches administratives à effectuer : déclaration préalable à l’embauche, préparation du dossier salarié et des accès aux outils et logiciels informatiques, aménagement du poste de travail, …

L’onboarding est un processus complexe qui s’établit dans la durée. Ces moments de discussions et d’échanges permettent de démarrer une collaboration saine et de diminuer le risque de départ prématuré. Et pour le service RH c’est aussi un moyen d’assurer le ROI des actions de recrutements.

✍️ Vous avez des questions ?

Par ici 👉 écrivez nous à contact@mediainstitute.eu

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